Er dient onderscheid te worden gemaakt tussen actieve en passieve openbaarmaking van gegevens.

• Van actieve openbaarmaking is sprake als een bevoegde instantie op eigen initiatief informatie publiek maakt, bijvoorbeeld via websites. Actief openbaar betekent in het kader van deze Leidraad dat de door het bedrijf gerapporteerde gegevens worden opgenomen in het nationale register (het nationale PRTR) en voor zover het de gegevens uit de Integrale PRTR-verslagen betreft die op grond van de EG-verordening PRTR moeten worden gerapporteerd ook in het Europese register (het E-PRTR).
• Passieve openbaarmaking betekent dat informatie wordt vrijgegeven op verzoek van een derde partij; de informatie wordt in dat geval veelal ook alleen aan die partij ter beschikking gesteld. Passief openbaar betekent dat de desbetreffende gegevens alleen op basis van een zogenaamd Wob-verzoek op grond van artikel 3 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) aan een derde verstrekt kunnen worden.

Deze paragraaf beperkt zich tot de actieve openbaarmaking van gegevens in het kader van de PRTR-wet- en regelgeving. Voor andere informatie over actieve en passieve openbaarmaking wordt verwezen naar de Handreiking Aarhus.

In de handreiking is ook uitvoerig beschreven hoe Woo-verzoeken procedureel dienen te worden afgehandeld. Dit aspect blijft in deze Leidraad buiten beschouwing.